ЗНАНИЕ, которое позволяет ВАМ добиться своих целей
Rambler's Top100
 

Выбираем, где хранить документы

Любая компания в ходе своей деятельности производит документы в больших количествах: кадровые, бухгалтерские, страховые, договоры с клиентами и т.п. И весь этот объем бумаг необходимо где-то хранить. Причем просто так сложить их в коробки нельзя: документы требуют специальных условий хранения. В помещении, где они находятся, должна быть определенная температура, влажность, оно должно соответствовать требованиям пожарной безопасности. Ну и конечно, должно быть легко в любой момент найти любую нужную документацию. Порой организовать все это в условия собственного офиса просто невозможно. В этом случае на помощь придут архивные компании, основная деятельность которых – обеспечение хранения документов.

Конечно же, у таких компаний есть свои преимущества и недостатки. Рассмотрим их подробнее.

Первый и главный вопрос, который волнует многих собственников бизнеса – сколько им придется платить за аренду складских площадей? Многие именно поэтому выбирают хранение бумаг в собственном офисе – дешевле и проще. Но действительно ли дешевле и проще? Ведь храня документы у себя, вы тоже будете затрачивать на это средства, хотя это порой и не столь очевидно. Во-первых, бумаги занимают какую-то часть площади офиса. А вы платите за аренду этой площади или не используете ее под решение основных задач бизнеса, теряя на этом средства. Во-вторых, для их обслуживания вам придется нанимать архивариуса и платить ему зарплату. Либо этим будут вынуждены заниматься сотрудники, отрываясь от своих основных задач, что также не скажется положительно на вашей прибыли. Произведите подсчеты – и вы поймете, что, возможно, хранить документы у себя – не так уж дешево.

Во-вторых, в собственном офисе вам придется обеспечивать необходимые условия хранения. Для этого существуют определенные стандарты. Вам придется приобретать специальные шкафы, папки и файлы, короба, заниматься каталогизацией бумаг, вести систему учета документов, чтобы любой из них было легко найти. Как было сказано выше, в помещении архива необходимо поддерживать определенные температурно-влажностные показатели, оно должно соответствовать требованиям пожарной безопасности. У архивных компаний уже есть специальные помещения, оборудованные надлежащим образом.

Оценив все преимущества и недостатки, вам будет проще выбрать наиболее удобный и выгодный для вас способ хранения документов.

Новые услуги
Оптимизация продаж
Any-Trade

Более:

200 документов
- для 30 должностей
- в 8 возможных отделах
- плюс два десятка методик
- в одном структурированном пакете документов:

ANY-TRADE

Заказать

Контакты

СПб, Невский пр. 22/24
тел: (812) 90-90-400
факс:(812) 252-19-70
e-mail: milacenter@bk.ru
часы работы:
с 10 до 19

Наши вакансии
На данный момент в нашей фирме открыты 2 вакансии.
Последние тренинги
Компания Rosan
Компания Петропром
Не для всех

тренинги и кое-что еще…



Главная  Статьи  Обратная связь  Тесты  Заказ  Карта сайта 
Rambler's Top100