Выбираем, где хранить документыЛюбая компания в ходе своей деятельности производит документы в больших количествах: кадровые, бухгалтерские, страховые, договоры с клиентами и т.п. И весь этот объем бумаг необходимо где-то хранить. Причем просто так сложить их в коробки нельзя: документы требуют специальных условий хранения. В помещении, где они находятся, должна быть определенная температура, влажность, оно должно соответствовать требованиям пожарной безопасности. Ну и конечно, должно быть легко в любой момент найти любую нужную документацию. Порой организовать все это в условия собственного офиса просто невозможно. В этом случае на помощь придут архивные компании, основная деятельность которых – обеспечение хранения документов.
Конечно же, у таких компаний есть свои преимущества и недостатки. Рассмотрим их подробнее.
Первый и главный вопрос, который волнует многих собственников бизнеса – сколько им придется платить за аренду складских площадей? Многие именно поэтому выбирают хранение бумаг в собственном офисе – дешевле и проще. Но действительно ли дешевле и проще? Ведь храня документы у себя, вы тоже будете затрачивать на это средства, хотя это порой и не столь очевидно. Во-первых, бумаги занимают какую-то часть площади офиса. А вы платите за аренду этой площади или не используете ее под решение основных задач бизнеса, теряя на этом средства. Во-вторых, для их обслуживания вам придется нанимать архивариуса и платить ему зарплату. Либо этим будут вынуждены заниматься сотрудники, отрываясь от своих основных задач, что также не скажется положительно на вашей прибыли. Произведите подсчеты – и вы поймете, что, возможно, хранить документы у себя – не так уж дешево.
Во-вторых, в собственном офисе вам придется обеспечивать необходимые условия хранения. Для этого существуют определенные стандарты. Вам придется приобретать специальные шкафы, папки и файлы, короба, заниматься каталогизацией бумаг, вести систему учета документов, чтобы любой из них было легко найти. Как было сказано выше, в помещении архива необходимо поддерживать определенные температурно-влажностные показатели, оно должно соответствовать требованиям пожарной безопасности. У архивных компаний уже есть специальные помещения, оборудованные надлежащим образом.
Оценив все преимущества и недостатки, вам будет проще выбрать наиболее удобный и выгодный для вас способ хранения документов. |
Более: - 200 документов - для 30 должностей - в 8 возможных отделах - плюс два десятка методик - в одном структурированном пакете документов: |
Заказать
|
СПб, Невский пр. 22/24
тел: (812) 90-90-400
факс:(812) 252-19-70
e-mail: milacenter@bk.ru
часы работы:
с 10 до 19 |
На данный момент в нашей фирме открыты 2 вакансии.
|
|